Поручения: задачи от сотрудников
Обычно задачи в BoxProc рождаются из просьб клиентов — бот читает клиентский чат и заводит карточку. Поручение — второй, встречный путь: задачу ставит сам руководитель, своими словами, без формы и полей.
Сказали на планёрке «сделать инвентаризацию стеллажей А1–А4, Марине, до пятницы» — эта фраза и есть задача. Бот разберёт её на заголовок, исполнителя и срок и положит в «Задачи».
Два входа
Личка с основным ботом — работает сразу
Откройте переписку с @boxproc_bot — тем же ботом, через которого вы входите в кабинет и который стоит в ваших чатах, — и напишите поручение. Ничего включать не нужно.
Не путайте с ботом-ответчиком («Полина» или ваш брендированный): тот разговаривает с клиентами и поручений не принимает — чем они отличаются.
Чат или тема планёрки — включается тумблером
В разделе «Чаты» откройте карточку чата — внизу блок «Приёмник поручений». У обычной группы одна строка «Весь чат», у форума — «Сообщения вне тем» и список тем, у каждой свой тумблер: отметьте только ту тему, где идут планёрки.
После включения бот разбирает сообщения сотрудников из этого чата — раз в пару минут, а не мгновенно.
Блока «Приёмник поручений» нет у клиентских чатов — там поручениями стали бы ответы менеджера клиенту. Не предлагается он и у служебных ветвей (куда бот сам присылает сводки и алерты) — людей там нет.
Переключать тумблер может только менеджер.
Как писать поручение
Пишите как сказали бы вслух — специального синтаксиса нет. Бот вытащит из фразы четыре вещи:
- Что сделать — заголовок задачи. Из «надо бы пересчитать остатки по ячейке B12» получится «Пересчитать остатки по ячейке B12».
- Кого назначить — имя человека в любом падеже: «Марине», «поручите Марине». Про «мне», «себе», «беру на себя» бот поймёт, что исполнитель — вы.
- К какому сроку — «завтра», «до пятницы», «до 15 сентября». Срок ставится на конец рабочего дня (20:00 по Москве) названной даты.
- Какой отдел — если по смыслу понятно; иначе задача останется без отдела.
Одно сообщение может содержать несколько поручений — «заказать плёнку и провести инвентаризацию стеллажей» станет двумя задачами.
BoxProcГолосом — тоже можно
Наговорите поручение голосовым сообщением: бот расшифрует запись и разберёт её так же, как текст. Удобно сразу после планёрки, когда печатать некогда.
Что задачей не станет
Бот намеренно осторожен — лучше пропустить сомнительное, чем завести мусорную карточку. Не станут задачами приветствия, вопросы, обсуждение без поручения и пересланная переписка с клиентом.
Если поручение не распозналось, подтверждение не придёт: сформулируйте прямее — «сделать то-то» вместо «а что у нас с плёнкой?».
Исполнитель: только точное имя
Исполнитель ставится, только если имя в поручении совпало с именем сотрудника в кабинете. Похожие и сокращённые варианты бот подставлять не станет: ошибочный исполнитель хуже пустого — задача уйдёт не тому и там потеряется, а задачу без исполнителя видно в «Новых».
Поэтому:
- зовите людей так, как они названы в разделе «Сотрудники» — падеж не важен, важно имя;
- человека, которого нет в кабинете, назначить нельзя — сначала разметьте его роль;
- исполнитель назван — задача сразу закреплена за ним, дежурному она не достанется;
- исполнителя нет — задача попадает в общий пул и живёт по обычному жизненному циклу: автоназначение, напоминания, эскалация.
Кто может ставить задачи поручением
Только менеджеры и бригадиры. Сообщения остальных сотрудников в приёмнике игнорируются — иначе любая реплика в чате планёрки превращалась бы в карточку.
Если вы числитесь сотрудником сразу в нескольких кабинетах, бот не угадывает, куда ставить задачу, и попросит сделать это через кабинет.
Чем поручение отличается в кабинете
В «Задачах» такая задача выглядит как любая другая — отдельной пометки «из поручения» нет. Два отличия по существу:
- у задачи из лички нет блока «Исходные сообщения»: переписки с ботом в кабинете не ведётся, разбирать нечего;
- приоритет бот по поручению не оценивает — если задача горячая, поднимите его вручную.
Что дальше
- Работа с задачами — что делать с карточкой дальше: взять, назначить, закрыть.
- Жизненный цикл задачи — что будет, если исполнителя не назвали.
- Подключение ботов — какой бот за что отвечает.