Переписки

«Переписки» — рабочий экран чатов в кабинете. Слева список: свежие сверху, с превью последнего сообщения и счётчиком непрочитанных. Справа — сама переписка в реальном времени и поле для ответа.

Карточки задач и вопросов дают выжимку по одному поводу; «Переписки» показывают полную картину — кто с кем разговаривает прямо сейчас.

Что попадает в список

• Чаты клиентов — размеченные как клиентские.
• Служебные чаты — «Приёмка», «Задачи упаковка», «Инвентаризации» и другие рабочие ветки команды. Раньше писать в них можно было только из Telegram.

Каждая тема чата-форума показывается отдельной строкой — как отдельный чат в Telegram.

Чат появляется в списке после разметки в разделе «Разметка чатов»; неразмеченные ждут там же.

Это список менеджера. У бригадира он короче — только служебные чаты его отделов; подробнее ниже, в разделе «Кому доступен раздел».

Найти нужный чат

Над списком — поиск по названию и кнопки-фильтры:

• «Клиентские» / «Служебные» — по типу чата;
• «Непрочитанные» — только те, где есть что читать;
• «С открытым» — где висит хотя бы один вопрос, задача или эскалация;
• «С эскалацией» — только чаты с открытой эскалацией.

Кнопки складываются: «Непрочитанные» вместе с «С эскалацией» покажут чаты, где и горит, и не прочитано. Нажмите ещё раз, чтобы снять. Кнопка не показывается, когда отбирать нечего — например, «С эскалацией» не появится, если открытых эскалаций нет ни в одном чате.

Фильтры и поиск ничего не меняют в самих чатах — это только про то, что вы видите в списке.

Непрочитанные

Счётчик считает сообщения, пришедшие после того, как вы последний раз читали чат. Ваши собственные в него не попадают. Отметка хранится в кабинете, а не в браузере: дочитали с телефона — на компьютере счётчик тоже сдвинется. Больше сотни непрочитанных показываются как «99+».

Прочитанным считается то, что вы действительно видели. Открытие чата счётчик не обнуляет: он уменьшается по мере того, как сообщения проходят перед глазами. Поэтому если открыть чат и сразу уйти, непрочитанные останутся.

При открытии переписка встаёт на первом непрочитанном сообщении — там же линия «Непрочитанные». Если всё прочитано, чат открывается внизу, на последнем сообщении.

У чата-форума счётчик в списке — сумма по всем темам, а на кнопках тем над перепиской видно, сколько непрочитанных в каждой.

Счётчик «по делу»

Рядом с обычным счётчиком стоит второй, со значком списка. Он считает не все непрочитанные, а только те сообщения, из которых система что-то вытащила: вопрос, задачу или эскалацию. «Договорились, спасибо» в него не попадает, «а когда приедет машина?» — попадает.

Этот счётчик — для бригадира: у него он главный, выделен цветом, а общее число стоит рядом серым, и по нему же считаются сумма над списком и число у пункта меню. Смысл простой — телефон зовёт бригадира тогда, когда в чате появилось дело, а не когда команда что-то обсуждает.

У менеджера его нет, и это сделано ради скорости: у него в списке до сотни чатов, и подсчёт «по делу» заметно замедлял бы открытие «Переписок» ради цифры, которой он не пользуется как основной. Менеджер видит прежний счётчик непрочитанных, а что именно в чате требует работы — показывает строка «Требует внимания» над самой перепиской.

Оба счётчика бригадира гаснут вместе, по мере чтения. Новое сообщение сразу поднимает только общий: «делом» оно станет через несколько секунд, когда бот разберёт его и заведёт задачу или вопрос.

Счётчик виден из любого раздела

Общее число непрочитанных стоит рядом с пунктом «Переписки» в меню — на любой странице кабинета, не только на самих «Переписках». Оно же попадает в начало заголовка вкладки браузера: «(3) Переписки», «(3) BoxProc». Так новое сообщение видно, даже когда вкладка кабинета свёрнута, а вы работаете в задачах или в другой программе.

На телефоне меню спрятано за кнопкой с тремя полосками — когда есть непрочитанные, на ней горит точка.

Счётчик обновляется сам, без перезагрузки страницы, и гаснет по мере того, как вы читаете. Больше 99 показывается как «99+».

Прочитать всё

Когда непрочитанного накопилось много и вычитывать его незачем, счётчики можно погасить разом:

• «Прочитать все» над списком слева — во всех переписках, которые вам видны;
• «Прочитать всё» в шапке открытого чата — только в нём, у форума вместе со всеми темами.

Обе кнопки спрашивают подтверждение и называют число. Вернуть сообщения в непрочитанные нельзя — отметка двигается только вперёд. Сами сообщения остаются на месте, гаснут лишь счётчики.

«Что я пропустил» — короткий пересказ непрочитанного

Когда в переписке накопилось двадцать непрочитанных и больше, над линией «Непрочитанные» появляется кнопка «Что я пропустил». Нажали — кабинет прочитает непрочитанные сообщения и выдаст 3–5 пунктов: что ждёт ответа, что уже решили, кто что пообещал. Нажмите на пункт — переписка перелетит к сообщению, из которого он взят.

Пересказ собирается только по нажатию и только по тому чату, который открыт: пока вы не попросили, ничего не считается. Повторное нажатие по тому же непрочитанному отвечает мгновенно — пересказ уже готов; он пересобирается, когда вы дочитали часть переписки или в неё пришли новые сообщения. Прочитали всё — кнопка пропадает: пересказывать нечего.

Пересказ составляет модель, а не человек. Он экономит время на «вникнуть, что тут было», но не заменяет саму переписку: важное — сроки, суммы, номера — проверяйте по сообщениям, к которым ведут пункты. Если непрочитанного очень много, в пересказ попадают самые свежие сообщения, о чём написано в самой панели.

Телефоны и адреса электронной почты из сообщений в пересказ не передаются — вместо них стоят пометки [телефон] и [почта]. Имена остаются: без них непонятно, кто что сказал.

Закрепить или заглушить переписку

У каждой строки списка справа есть кнопка «⋯» с двумя настройками.

• «Закрепить наверху» — переписка встаёт первой в списке и остаётся там, пока вы её не открепите. Порядок держится в кабинете, а не в браузере: закрепили с компьютера — на телефоне тот же порядок.
• «Отключить уведомления» — переписка перестаёт участвовать в счётчиках: ни в числе над списком, ни в счётчике на пункте меню «Переписки». Сообщения при этом приходят и читаются как обычно — строка просто становится приглушённой, а её счётчик серым. Это не «скрыть чат» и не архив: ничего не пропадает, гаснет только сигнал.

Обе настройки личные. Заглушили шумный чат — у коллеги он остался обычным, с бейджем и в общем счёте.

У чата-форума настройка действует на всю группу разом, включая все её темы: в списке форум — одна строка.

Кнопка «Прочитать все» заглушённые переписки тоже отмечает прочитанными — они видны в списке наравне с остальными.

Задачи и вопросы прямо в переписке

Сообщения, из которых система сделала работу, помечены прямо в ленте: Вопрос, Задача, Эскалация — с текущим состоянием. Открытые метки цветные, закрытые серые: по серой видно, что по этому сообщению уже отработали.

Задача часто собирается из нескольких сообщений подряд. Тогда метка стоит на первом и говорит «из 2 сообщений», а следующие подписаны «↳ та же задача» — чтобы одна задача не выглядела как несколько.

Клик по метке открывает карточку поверх переписки — там текст, статус, срок, исполнитель и основные действия («Взять в работу», «Выполнено», «Закрыть вопрос»). Уходить со страницы не нужно; для полного разбора есть ссылка «Открыть в списке».

У открытого вопроса в карточке есть и «Сменить тему» — тот же выбор отдела, что в разделе «Вопросы», с теми же последствиями: бригадиры новой темы получат уведомление, а карточка вопроса приедет в чат нового отдела в течение минуты. Кнопка доступна менеджеру и бригадиру.

У открытого вопроса в этой карточке появляется и AI-черновик ответа. Кнопка «Вставить в поле» кладёт его в форму внизу переписки и сразу привязывает ответ к сообщению, из которого вопрос появился, — клиент увидит его как реплай. Дальше как обычно: проверьте, поправьте и отправьте.

Над перепиской — строка «Требует внимания» с числом незакрытых вопросов, задач и эскалаций. Каждое число — кнопка: нажимаете и переписка перелетает к следующему такому сообщению, оно подсвечивается. Жмёте ещё раз — к следующему, после последнего снова к первому. Если сущность выше загруженной части, история подгрузится сама.

Рядом — кнопка «Только задачи и вопросы». Она прячет всё остальное и оставляет лишь размеченные сообщения — удобно, когда нужно быстро понять, что в этом чате требует работы.

У бригадира этот режим включён сразу, при открытии чата: он приходит в кабинет за работой, а не за перепиской. Кнопка остаётся на месте — нажали «Показать всю переписку», и кабинет это запомнит: в следующий раз чат откроется так, как вы выбрали. Выбор хранится в этом браузере на этом устройстве.

Перелёт к сообщению — по кнопке «Требует внимания», по цитате или из поиска — временно показывает всю переписку, чтобы было видно контекст. Это разово: следующий чат снова откроется в выбранном режиме.

Если переписка прокручена вверх, в правом нижнем углу появляется кнопка со стрелкой — вернуться к последним сообщениям; на ней же число непрочитанных, если они ниже.

Если система не заметила

Бот разбирает переписку сам, но иногда просьбу клиента не видит — например, она спрятана в середине длинного сообщения. Раньше в таком случае из кабинета нельзя было сделать ничего: приходилось заводить работу руками где-то ещё.

У каждого сообщения справа от имени автора есть кнопка «⋯». В ней:

• Сделать задачей — открывается форма: текст уже подставлен из сообщения, поправьте его и выберите отдел. Задача встанет в очередь отдела и уедет карточкой в его чат в течение минуты — так же, как задача, которую бот нашёл сам. Не выбрали отдел — задача уйдёт в «Другое».
• Сделать вопросом — сразу, без формы. Вопрос попадает в общий цикл: ждёт ответа, а если ответа нет — напомнит.
• Ответить, Открыть в Telegram, Скопировать текст — то же, что и раньше, собранное в одном месте.

После создания на сообщении появляется обычная метка — дальше задача или вопрос живут как все остальные.

Если по сообщению уже есть незакрытая задача, вопрос или эскалация, в том же меню ниже, за чертой, появляются действия над ней: «Закрыть вопрос» / «Выполнено» / «Решено» и «Бот ошибся — не вопрос» / «Бот ошибся — не задача». Это те же действия, что в карточке, — просто без лишнего шага: раньше до них надо было сперва открыть карточку кликом по метке. Если сущность по сообщению уже закрыта или её нет вовсе, этих пунктов в меню нет.

Разница между ними прежняя и важная: «Закрыть вопрос» и «Выполнено» означают «разобрались», а «Бот ошибся — …» означает, что обращения или просьбы не было и выделять их не следовало. Второе идёт боту в обучение, первое — нет.

Заведённое руками помечается в системе отдельно: так видно, чего боту не хватило, и на этом он учится. Ошиблись — задачу можно снять кнопкой «Бот ошибся — не задача», как любую другую.

Если бот принял задачу за вопрос

«Подготовьте, пожалуйста, заявку» — это просьба сделать, а не спросить, но бот иногда кладёт такое в вопросы. На карточке открытого вопроса — и в переписке, и в разделе «Вопросы» — есть кнопка «Это задача».

Она открывает ту же форму задачи с текстом вопроса. После подтверждения:

• вопрос закрывается — не как ошибочный, а как решённый по-другому: он остаётся в отчётах об обращениях;
• появляется задача с пометкой «из вопроса» и ссылкой на исходный вопрос — переписка не копируется, связь видна с обеих сторон;
• в переписке на сообщении встаёт метка «Задача», а серая метка «Вопрос» остаётся рядом — историю решений не стираем.

Это самая полезная для системы кнопка: «бот решил так, а правильно вот так» — единственный сигнал, по которому он может научиться различать просьбу сделать и просьбу ответить.

Обратной кнопки («это на самом деле вопрос» на задаче) пока нет — за три месяца такого не случилось ни разу. Появится, если случай будет.

Найти сообщение по тексту

Вверху открытой переписки — кнопка «Поиск по переписке». Нажали, набрали слово — ниже появится список найденных сообщений: кто написал, когда и фрагмент текста с подсветкой. Нажмите на найденное — переписка перелетит к этому сообщению и подсветит его; если оно далеко вверху, кабинет догрузит историю сам.

Ищется точное вхождение, регистр букв не важен: «накладная» найдёт и «Накладная». Знаки % и _ ищутся как обычные символы — запрос «скидка 50%» найдёт именно её.

Поиск идёт по одной переписке. У чата-форума это открытая тема: чтобы искать в другой, переключитесь на неё чипом вверху. Поиска сразу по всем чатам пока нет.

Показываются последние 50 совпадений, новые сверху. Нашлось больше — уточните запрос.

Какое число вы читаете

Дата того, что сейчас на экране, всегда стоит вверху переписки — она меняется по мере прокрутки. Крутить наверх до разделителя дня, чтобы понять, за какое число идёт разговор, больше не нужно. Сами разделители («Сегодня», «Вчера», «23 июня») остаются на своих местах в ленте.

На что отвечали

Если сообщение — ответ на другое, над его текстом стоит серая цитата: кто и что написал. Нажмите на цитату — переписка перелетит к самому исходному сообщению и подсветит его. Если оно выше загруженной части, кабинет догрузит историю сам.

Чтобы вернуться туда, где вы читали, нажмите «Вернуться» — кнопка появляется в правом нижнем углу переписки сразу после такого перехода.

Фото, видео и файлы

Вложения не грузятся сами: под сообщением стоит кнопка — «Показать фото», «Смотреть видео» или «Скачать» с размером файла. Нажали — файл в этот момент подтягивается из Telegram. Иначе открытие чата с сотней фотографий превращалось бы в загрузку сотни файлов.

Фото и видео открываются поверх переписки, видео — сразу с плеером; из окна просмотра его можно и скачать. Документ уходит в загрузки. Закрывается просмотр крестиком или клавишей Escape.

Те же кнопки просмотра работают в карточках задач и вопросов — везде, где показан кусок переписки.

Все файлы переписки в одном месте

Под названием чата есть кнопка «Файлы и фото» — она открывает всё, что когда-либо присылали в эту переписку, свежими сверху: «Фото и видео» сеткой, «Документы» списком с именами файлов. Рядом с названием каждой вкладки — сколько всего таких вложений в переписке, а над списком видно, сколько из них уже показано.

Не нужно листать переписку до нужной накладной: открыли, промотали до даты, нажали. Список догружается сам по мере прокрутки; кнопка «Показать ещё» делает то же самое, если прокрутка неудобна.

Верхние фото открываются сами — примерно два десятка свежих, ровно чтобы окинуть взглядом последние дни и не открывать их по одному. Остальные плитки, как и в самой переписке, подтягиваются из Telegram по нажатию: в чате с двумя тысячами фотографий загружать всё подряд означало бы тысячи обращений к Telegram за один экран. Где проходит граница, написано внизу окна — строка видна всегда, не только когда долистаешь до последней плитки.

Видео и кружки сами не открываются даже вверху — они весят на порядок больше фотографии, и просматривают их поштучно, а не взглядом по сетке.

У чата-форума во вкладке лежат файлы всех его тем сразу — ищут «файл из этого чата», а не «файл из этой темы». Бригадиру при этом видны только темы его отделов, как и в самой переписке.

Файлы больше 20 МБ

Такой файл кабинет открыть не может: Telegram отдаёт боту файлы только до 20 МБ. Вместо кнопки просмотра у него стоит «Открыть в Telegram» — она ведёт прямо на это сообщение в чате, искать его руками не нужно.

Голосовые — текстом

Голосовое сообщение показывается в переписке расшифровкой: со значком микрофона стоит текст того, что сказали, а под ним — кнопка «Прослушать» с размером файла. Читать быстрее, чем слушать, и не нужны наушники: на складе, в цехе и в дороге голосовое разбирается глазами.

Аудио, как и остальные вложения, само не грузится — кнопка подтягивает его из Telegram в момент нажатия и открывает плеер прямо под текстом.

Расшифровку делает бот, когда сообщение приходит; она появляется через несколько секунд после самого голосового. Если чат уже был открыт, текст встанет на место плашки сам.

Расшифровка нужна не только глазам: именно по ней бот понимает, что в голосовом была задача или вопрос. В списке чатов слева у голосового тоже видно начало расшифровки, а не только значок.

Как написать

Внизу переписки — та же форма, что и в карточках: текст, смайл, файл, ответ-цитата. Сообщение уходит в чат от бота-ответчика. Так можно написать первым или ответить на то, что не стало ни задачей, ни вопросом.

Позвать человека через @

Наберите @ — появится список, кого можно упомянуть. Сверху участники этой переписки: коллеги и сам клиент, если чат клиентский. Ниже — остальные сотрудники компании с пометкой «не писал здесь»: упомянуть их можно, но уведомление придёт, только если человек состоит в этом Telegram-чате.

Искать можно и по имени, и по username: @окс найдёт Оксану. Выбирают мышью или клавишами — стрелки и Enter, Escape закрывает список.

Недописанное сообщение сохраняется

Начали писать и ушли в другой чат — текст останется в поле и вернётся, когда вы откроете этот чат снова. В списке слева у такого чата вместо последнего сообщения будет написано «Черновик: …», чтобы недописанное не потерялось среди остальных переписок.

У каждого чата свой черновик; у чата-форума — свой в каждой теме.

Черновик исчезает, когда вы отправили сообщение или сами очистили поле.

Видно, кто ещё открыл эту переписку

Под названием чата появляются коллеги, у которых прямо сейчас открыт этот же чат, а когда кто-то из них набирает текст — «печатает…». Это нужно ровно для одного: не ответить клиенту вдвоём и не начать спорить в чате отдела с самим собой.

Строка показывается, только если кто-то есть; если вы в переписке одни, её нет. Список — это коллеги в кабинете, а не участники чата в Telegram.

Присутствие ничего не сохраняет: оно исчезает, как только человек уходит в другой чат, закрывает вкладку или теряет связь. Видно его только внутри вашей компании.

Кто подписан под сообщением

Пишет всегда бот-ответчик — от своего имени он писать не умеет. Поэтому в служебный чат отдела к сообщению добавляется последняя строка курсивом: ваше имя и отдел, например Мария · Приёмка. Без неё коллеги видят в чате только бота и не понимают, кто из команды написал. То же добавляется к подписи файла.

Отдел подставляется, когда он однозначен: если вы отвечаете сразу за несколько отделов и чат не сужает выбор, останется одно имя.

В клиентском чате ничего не меняется: компания разговаривает с клиентом одним голосом, имя сотрудника ему не показывается.

Имя берётся из карточки сотрудника. Если команда работает под общим аккаунтом («Отдел заботы»), менеджер может задать человеку имя вручную в разделе «Команда» — подпись сразу начнёт называть его.

Рассылка по чатам

Когда одно и то же нужно сказать многим — новые правила приёмки, график на праздники, объявление команде, — не обязательно пересылать сообщение чат за чатом. Кнопка «Рассылка» над списком слева отправляет один текст сразу в выбранные чаты.

Поле «Название» над текстом — необязательное: по нему рассылку потом видно в списке. Не заполнили — списком её назовёт первая строка текста. Длина названия — до 200 знаков. Заполнить стоит, если рассылка идёт одними файлами: у документов подписи обычно нет, и без названия строка опиралась бы только на имена файлов.

Кому куда уйдёт — выбираете вы, режима «всем» нет. Чаты отмечаются галочками в том же списке. Кнопки «Все клиентские» и «Все служебные» только расставляют галочки — список остаётся перед глазами, и его можно поправить. Поле поиска над списком ищет и по названию чата, и по названию темы, а кнопка «Снять» сбрасывает выбор целиком. За одну рассылку можно отметить не больше 300 чатов.

Чаты с темами выбираются вручную. У чата-форума раскрываются его темы, и галочка ставится на каждой отдельно: сообщение «в группу» без темы попало бы в «General», куда обычно никто не смотрит. Такие чаты помечены значком с числом тем, а кнопка-фильтр «С темами» показывает только их. Кнопки «Все клиентские» / «Все служебные» их не отмечают: у форума каждая тема — отдельный адрес, и одно объявление ушло бы в каждую. Если вы всё-таки отметите у одного чата несколько тем, кабинет об этом предупредит — собеседник получит сообщение столько раз, сколько тем выбрано.

Чаты без бота-ответчика в рассылку не входят. Они видны в списке серым, с пометкой «бота нет в чате», и отмечены быть не могут — отправлять в них некому. Их число кабинет называет заранее, до отправки: это самая частая причина «а почему не дошло».

К рассылке можно приложить файлы. Кнопка «Приложить файлы» под текстом берёт до десяти штук общим весом до 50 МБ: документы, фотографии, что угодно. Два файла и больше приходят клиенту одним сообщением — одно уведомление вместо десяти. Текст при этом становится подписью, а у подписи в Telegram лимит короче (900 символов вместо 3900) — счётчик под полем показывает актуальный. Подпись можно и не писать вовсе: файл уйдёт молча, как это обычно и делают с инструкциями.

Картинку по умолчанию Telegram сжимает. Если нужно исходное качество — галочка «Отправить как файл»; она появляется, когда все приложенные файлы — картинки. Пока файлы уходят, под полем видны проценты: альбом на десятки мегабайт грузится заметно дольше текста.

Файл загружается в Telegram один раз. Дальше он расходится по чатам ссылкой, а не заново — поэтому рассылка тяжёлого документа по сотне чатов не упирается в трафик. Из этого следует одна особенность: добавить файл в уже отправленную рассылку нельзя, как и подменить его при доотправке — иначе часть клиентов получила бы один документ, а часть другой. Нужен другой файл — это новая рассылка.

Перед отправкой кабинет спрашивает подтверждение и называет число чатов. Отменить рассылку или удалить сообщения из чатов нельзя — как и любое отправленное сообщение в Telegram.

Пока рассылка идёт, видно «отправлено столько-то из стольких-то», а по завершении — список «чат → результат»: доставлено, пропущен (нет бота) или не дошло с короткой причиной («чат недоступен боту», «бот не может писать в этот чат»).

Если в какие-то чаты не дошло, кнопка «Повторить для не дошедших» отправит тот же текст только им — заново набирать ничего не нужно, кабинет лишь переспросит число чатов. Если отправка оборвалась на середине, оставшиеся чаты не теряются: кнопка «Дослать оставшиеся» доведёт её до конца, не отправляя повторно тем, кто уже получил.

Вкладка «Рассылки»: к чему можно вернуться

Вкладка «Рассылки» в том же окне — это список самих рассылок, а не лента событий. Сверху те, по которым отправляли позже всех, а не те, которые раньше создали: материал, отправленный вчера новому клиенту, стоит выше объявления, написанного вчера же и уже разосланного.

В строке — имя рассылки, охват («46 чатов»), дата последней отправки и сколько не дошло. Имя берётся из поля «Название», а если его не задавали — из первой строки текста; у рассылки без текста, одними файлами, именем становятся имена файлов.

Разверните строку — увидите текст, приложенные файлы и список «чат → результат → когда». Оттуда же:

• «Добавить получателей…» — открывает тот же выбор чатов галочками, что и первая отправка, и досылает эту же рассылку тем, кого вы отметите. Те, кто её уже получил, помечены «получил» с датой и не выбираются: видно, что осталось на вашу долю. Текст и файлы при этом не меняются — рассылка уже ушла части клиентов, и подменять содержимое задним числом нельзя.
• «Повторить для не дошедших» — отправляет тот же текст только тем, у кого «не дошло». Это уже новая рассылка: у прежней такие чаты закрыты.

Материала, заведённого впрок, в этом списке не будет, пока он не уйдёт хотя бы одному клиенту: рассылки ещё не было, показывать нечего. До первой выдачи он живёт только во вкладке «Наборы».

Онбординг-пакет: что новый клиент уже получил

Рассылка отвечает на вопрос «сказать одно многим». Обратный вопрос — «выдать многое одному» — решает онбординг-пакет: набор материалов, который вы даёте каждому новому клиенту.

Работа с ним разделена надвое, и это разные места:

• Собрать набор — вкладка «Наборы» в окне рассылки. Набор принадлежит компании, а не конкретному клиенту, поэтому и живёт там же, где рассылки. Отсюда никому ничего не уходит.
• Выдать клиенту — в его чате. Пакет — обратная сторона рассылки: много материалов в один чат, и «кому выдать» знает только сам чат.

Если наборов у вас нет, в чатах клиентов вы про пакет не увидите ничего.

Как собрать набор

Откройте «Рассылка» → «Наборы». Первый раз кабинет предложит завести набор — назовите его так, как называете сами («Онбординг нового клиента»). Наборов может быть несколько — например, отдельный для ФБС; завести ещё один можно ссылкой под списком. У клиента в чате тогда будет по счётчику на каждый.

Кнопка «Добавить материал» заводит материал впрок: имя, текст и файлы. Ни одно сообщение при этом не отправляется — файл сохраняется у нас и ждёт первой выдачи. Такой материал помечен в списке «заведён впрок». Дайте ему понятное имя — по нему он будет виден в чек-листе у всех клиентов.

Кнопка «Настроить» — переименовать набор, поменять порядок материалов, заменить и убрать. Порядок здесь — это порядок, в котором клиент получит материалы. Убранный материал из набора исчезает, но сама рассылка остаётся в списке рассылок — видно, кто её получил.

«Кому уже отправляли» — если раньше вы рассылали руками

У каждого материала во вкладке «Наборы» есть «кому уже отправляли». Это отметка, а не отправка: вы говорите кабинету, что этот документ уходил клиентам руками, из Telegram, ещё до кабинета. Такие отправки в кабинет не попадут никогда — поставить их может только человек.

Чаты отмечаются теми же галочками, что и в рассылке, — сразу пачкой. Бот-ответчик в чате для этого не нужен: вы записываете то, что уже произошло. Сверху видно счёт: сколько чатов кабинет отправил сам и сколько отмечено руками.

Отмеченный чат в чек-листе показан как «получал», без даты — даты у отметки нет и быть не может, — и в кнопку «Выдать недостающее» он больше не попадает.

Кабинет всегда говорит, скольких чатов отметка не коснулась: если по чату уже есть история (отправляли, отправляем или не смогли отправить), отметка туда не встанет — то, что кабинет знает сам, важнее вашего воспоминания. Ошиблись — там же есть «Снять отметку».

Как выдать набор клиенту

Откройте чат клиента. В полосе над перепиской — та же, где «Требует внимания», — стоит счётчик вида «Онбординг: 3 из 5». Нажмите на него, и развернётся чек-лист. Когда выдавать нечего, счётчик не пропадает, а гаснет и говорит «всё выдано»: исчезнув, он заставлял бы вспоминать, был ли у клиента набор вообще.

Галочка — получил, с датой; синяя галочка — получал, отмечено вами вручную; пустой кружок — ещё нет; круговая стрелка — получал прежнюю версию материала (см. ниже); восклицательный знак — выдать нечем; крутящийся кружок — уходит прямо сейчас. Кнопка «Выдать недостающее» отправляет всё, чего не хватает, за одно действие — в том порядке, в каком материалы стоят у вас в наборе.

Повторно ничего не уйдёт. Что клиент уже получил — не отправится, сколько ни нажимай. А если в прошлый раз что-то не дошло (например, бота тогда ещё не было в чате), повторная выдача это дошлёт.

Если клиенту нужны не все материалы, снимите лишние ссылкой «не нужно» рядом с ними — они не уйдут. Это выбор на один раз: кабинет его не запоминает, и в следующий раз материал снова будет в списке.

Ссылка «уже получал» рядом с материалом — та же отметка, что и во вкладке «Наборы», только про один этот чат: удобно, когда вспомнили прямо во время выдачи. Убрать её — ссылка «снять» на том же месте.

Обновили материал? В настройке набора у каждого материала есть ссылка «заменить»: новая версия встаёт на место старой, сохранив её имя и позицию, и дальше уходит новым клиентам вместо прежней.

После замены клиенты, получившие прежнюю версию, показываются не как «не получил», а отдельной отметкой «получал прежнюю версию». Выдать им обновление всё равно нужно — если в документе поменялся адрес склада, ответ «уже отправляли» неверен, — но теперь видно, чем они отличаются от клиентов, которым материал не отправляли вовсе: одним нужно дослать обновление, другим выдать впервые.

Именно поэтому «заменить» и «убрать» — разные действия. Убрать старый материал и добавить новый тоже можно, но тогда связь между версиями теряется, и весь список клиентов покраснеет одинаково.

Набор виден только менеджеру, а чек-лист — только в клиентских чатах.

Рассылку отправляют менеджер и владелец. У бригадира кнопки нет.

Очередь отдела — у бригадира

Над перепиской служебного чата бригадир видит панель «Очередь отдела» — открытые задачи его отделов, привязанных к этому чату. Ближайший срок сверху, задачи без срока в конце, просроченные красным.

В строке — текст задачи, срок, исполнитель («на вас», имя коллеги или «исполнитель не назначен») и отдел. Справа кнопки:

• «Взять» — задача переходит в работу и закрепляется за вами (появляется у ещё не начатых);
• «Сделано» — задача выполнена и исчезает из очереди; метка в переписке становится серой.

Клик по самой строке открывает ту же карточку задачи, что и метка в переписке: там текст целиком, история и остальные действия — назначить на коллегу, передать в другой отдел.

Кнопка «Только моё» оставляет в очереди задачи, назначенные на вас. Она появляется, только когда в очереди есть и чужие задачи, — иначе отбирать нечего.

Панель сворачивается кликом по заголовку: если очередь на сегодня разобрана, переписке место освободится.

Менеджеру эта панель не показывается: у него в одной группе-форуме бывает десяток отделов, и очередь всех сразу была бы не списком дел, а шумом поверх переписки. Задачи менеджер смотрит в разделе «Задачи» и на доске «Загрузка».

Кому доступен раздел

Раздел открыт менеджеру, владельцу и бригадиру — но видят они в нём разное.

• Менеджер и владелец — все чаты компании: и клиентские, и служебные. Рассылка тоже у них.
• Бригадир — только служебные чаты своих отделов: те, что привязаны к его темам в разделе «Отделы и бригадиры». Он читает их, отвечает коллегам и гасит непрочитанные так же, как менеджер. Экран при этом открывается у него в режиме бригадира: фокус «только задачи и вопросы» включён сразу, счётчик считает дела, а над перепиской стоит очередь задач отдела. Чатов клиентов в его списке нет ни одного — переписку с клиентом он видит вокруг конкретного повода, в карточках вопросов и задач, там же отвечает клиенту.

Сотрудник и клиент в кабинет не заходят вовсе — их работа остаётся в Telegram.

Если под полем ввода написано, что бота нет в чате

Значит в этот чат не добавлен бот-ответчик — отправлять из кабинета некому. Добавьте его, и форма заработает: как это сделать.

Что дальше

• Ответ клиенту из кабинета — форма отправки и её возможности.
• Подключение чатов клиентов — откуда берутся чаты в разделе.