С чего начать

Какие группы у вас должны быть и что бот делает в каждой — Подготовка чатов в Telegram.

Как добавить @boxproc_bot в чат и сделать админом — Подключение бота.

Что делает бот в чатах с клиентами и как его туда добавить — Подключение чатов клиентов.

Кто в команде — сотрудник, кто — менеджер — Роли: клиент, сотрудник, менеджер.

Какие темы в какой чат отдела отправлять — Настройка маршрутизации.

Главные показатели и куда идти за подробностями — Что смотреть в дашборде.

Это не разовая настройка, а регулярная привычка — Размечайте новых людей регулярно.